#folge26 #ReReRebriefing

Eine Kunst ist es, Wünsche mit Worten klar auszudrücken. Das gilt für alle Arten von Projekten. Zu einem echten Dilemma führt es, wenn sich der potenzielle Auftraggeber uneins ist, was das Ziel der Aufgabenstellung sein soll.

Es braucht viele Worte, um ein einziges, unbedacht dahingesagtes zurückzunehmen. Funktionierende Freundschaften und rauschende Liebesbeziehungen beruhen auf diesem recht einfachem Prinzip. Beziehungsweise darauf, es nie anwenden zu müssen.

Sogar die Beziehung zwischen Kunde und Dienstleister kann darauf fußen, wobei es nicht um Freundschaft oder Liebe geht, erstmal nicht. Da reicht es, wenn Respekt und Augenhöhe ernst gemeint sind.

Im Grunde reicht ein klares, eindeutiges Briefing. In dem weder für ein einziges noch für viele unbedacht dahingesagte Wörter Platz ist.

Sagen wir: Platz sein sollte.

Achtung: Anfrage!

Qwertz, mein Lieblings-Teamlead und ich saßen in unserem Aquarium, dem rundum gläsernen Meetingraum. Wir starrten in die Kameras unserer Notebooks und warteten darauf, dass sich die Gesprächspartner am Bildschirm zeigten.

„Wer hat gedacht“, seufzte Qwertz, „dass es sich so entwickelt?“

„Niemand“, meldete sich Brad MacCloud vor mir, mein treuer MacBook Pro. „Außer mir.“

Brad sorgte seit geraumer Zeit für den richtigen Biss in meinem Alltag. Und blieb, zum Glück, nur für mich hörbar.

Es war erst wenige Wochen her, da hatte Qwertz eine Mail bekommen. Von dem weltweit führendsten Vorschubhebelumlegehersteller Deutschlands.

Mit einer Anfrage nach einem Angebot.

Das heißt, die E-Mail ging nicht direkt an ihn, sondern durchlief die bei uns übliche Sales-Stafette. Ein potenzieller Kunde schickt seine Anfrage immer an die allgemeine info@-Adresse, obwohl explizit auf unserer Website unser EmmDee, der Managing Director, als Akquise-Kontakt genannt ist. Immerhin soll dieser als Geschäftsführer die Geschäfte nicht nur führen, sondern auch herbeiführen.

Ich vermute übrigens, dass dies ein Test des potenziellen Kunden ist, wie schnell angeschriebene Agenturen auf Anfragen reagieren. Sicher nicht, nie, nie, nie und nimmer, ist dies ein Zeichen von Bequemlichkeit, sich mit der Aufstellung der Agentur auseinanderzusetzen.

Dr. No, die prohibitiv veranlagte Assistentin unseres EmmDee, sorgte wie stets, also auch im aktuellen Fall, für eine direkte Zustellung der Mail. Mit sicherem Gespür an diejenige oder an denjenigen, die oder der weder inhaltlich noch organisatorisch zum Akquiseprozess beitragen konnten.

Diesmal ging die Mail an Qwertz. Der reagierte auch wie immer: Er witterte eine Chance.

„Wo nie eine war“, sagte Brad MacCloud.

Einzeiler als Grundlage

Was meinen Lieblingsteamlead in keinster Weise davon abgehalten hätte, zum Hörer zu greifen.

Zu verlockend war das Ersuchen des weltweit führendsten Vorschubhebelumlegeherstellers Deutschlands. Die nach Fähigkeiten und Finanzen forschende Mail wiederum bestand aus einem Einzeiler, der in seiner unnachahmlichen Kürze das Projekt in allen wohl wirklich wichtigen Einzelheiten umriss, die als Grundlage für ein fundiertes Angebot herzuhalten hatten.

Was bitte bis Ende der Woche eingeschickt werden sollte.

Es war Mittwochmittag.

Qwertz zögerte nicht lange. Er rief an.

Am anderen Ende der Leitung erwischte er gleich im ersten Anlauf den Autor des poetisch verknappten Briefings, dessen junge Stimme Feuereifer verriet.

Er sei Werkstudent, stellte er sich vor, tolle Fachrichtung, etwas mit Content und Communication.

Er sei immerhin schon drei Wochen im Unternehmen. Dessen Marktkommunikation ebenso unterbesetzt wie überlastet war, weswegen er sich, ohne zu zögern und mit dem richtigen Riecher für eine Ein- und Aufstiegschance, in die Aufgabe gestürzt hatte.

Ein großes Zeichen des Vertrauens, hatte Qwertz ihm signalisiert.

„Ein Himmelfahrtskommando“, kommentierte Brad.

Qwertz gelang es, dem ebenso wagemutigen wie leider noch unkundigen Werkstudenten wichtige Details zu entlocken. Die Aufstiegschance entpuppte sich als ein großes Ansinnen der Internen Kommunikation, konkret das Ablösen der technischen Plattform, das Konzentrieren der Kanäle, sowie ein Neuaufstellen der Organisation. Und das alles unter Mitnahme aller Mitarbeitenden, vom Vorstand bis zu den Blaumännern.

„Und Blaufrauen“, ergänzte Brad MacCloud.

Zeitbedarf: „Bis Weihnachten“, sagte Qwertz.

Immerhin. Es war September.

Qwertz verfasste ein mehrseitiges Rebriefing, vorschriftsmäßig mit allen Spalten und Feldern, von denen einige frei blieben, weil Faktoren wie Budget, Zielgruppengröße, Digitalisierungsgrad oder schlicht die Angabe von Standorten fehlten.

Die Bedeutung von Kenngrößen wird auf beiden Seiten des Schreibtisches unterschiedlich eingeschätzt.

Einfach nur besser

Auf Qwertz‘ Zusammenfassung folgte – mit nur anderthalb Wochen Verzögerung – die Einladung zum nächsten Teams-Treffen.

Der Werkstudent brachte Verstärkung mit: seine Chefin. Die sich, soweit die Bildqualität von Teams eine faire Altersbestimmung zuließ, als gerade mal ein halbes Jahr älter als ihr Mitarbeiter entpuppte.

Tatsächlich war sie auch ungefähr so lange schon im Unternehmen. Sie stellte sich als die frisch gebackene Head*in of Internal Communication vor, und freute sich, bei dem Projekt mit Rat und Tat unterstützen zu können.

Sonst stellte sie sich recht wenig vor.

„Peppiger, flotter, emotionaler“, solle der neue Auftritt im Intranet werden, so ihre Ansage. „Wie früher“, hatten ihr Mitarbeiter mitgegeben, die schon länger im Unternehmen waren, also mindestens ein Jahr, aber das könne sie ja nicht beurteilen.

Die Inhalte sollen mehr engagen, so die Head*in weiter, es fehle der Mitmachfaktor, man brauche Mitarbeitende zum Anfassen, kurz: alles solle einfach besser werden.

Die Technik schließlich, die sei doch nur sekundär, wichtig sei, was sich darauf abspiele.

Und Qwertz?

Schrieb ein Rebriefing zum Rebriefing. Strich den Plattformwechsel, skizzierte Konzept und Setup, füllte weitere Spalten, leerte andere Felder, schickte es los – und eine weitere Woche später kam die Einladung zum nächsten Meeting.

Zur Sache, Chefchen

Da saßen wir nun vor den Rechnern und warteten.

„Drittes Date“, sagte Brad.

Die dritte Verabredung, mein Einsatz. Beim dritten Mal, da sollte es schon zur Sache gehen. Geld, Timing, Team, all das, was meine Anwesenheit als Senior Project Supervisor in der weltweit führendsten Content-Marketing-Agentur Deutschlands erforderlich machte.

Diesmal überraschte es nicht mehr, dass sich der in der Einladung angekündigte Chief Brand Strategy & Communication Officer, der CBSCO, als nur wenige Monate älter herausstellte als seine beiden Kollegen.

Traditionsunternehmen hätten ihn schon immer gereizt, schon während seines Studiums, erzählte er in der Vorstellungsrunde. Nun habe er für drei Tage die Woche angeheuert, zwei Tage mache er sein Ding, also Masterarbeit und dann Startup oder so.

Qwertz und ich schauten uns kurz an, ein Signal, dass wir mit unseren noch offenen Fragen beginnen sollten.

Wir kamen nicht dazu.

Vor allem die Unternehmensziele stünden im Vordergrund, erklärte der CBSCO mit sonnigem Strahlen, diese müssen erstmal mit den Kommunikationszielen auf eine Linie gebracht werden, oder umgekehrt, das aber schnell, und wenn es dabei haken sollte, nun, dann sei ja er da.

Zumindest an drei Tagen die Woche.

„Zero mistakes, zero culture“ hielt er für einen brauchbaren Claim, an dem wir uns festhalten sollten, und wenn die Strategie stünde, sowohl fürs Unternehmen wie für die Kommunikation, nach innen und nach außen, dann sollen wir doch die schrittweise Einführung einer App gleich mitdenken. Sowie die Kampagne für die No-Error-Reorganisation, die aber erst zum Schluss.

Er schickte einen vorwurfsvollen Blick in unsere Richtung, denn er bräuchte nun schnell, nachdem wir so viel Zeit verstreichen haben lassen, belastbare Zahlen und ein kurz getaktetes Timing, die Vorstandskollegen seien involviert, hätten nur noch eine Woche Zeit und gingen dann drei Wochen in Urlaub.

„Aber sicher doch“, sagte Qwertz. „Das holen wir locker wieder rein“.

Abhilfe durch Abkürzung

Minuten später, Stille im Aquarium.

Qwertz brach das Schweigen: „Was war das denn jetzt?“

„Jugend forscht“, sagte Brad.

„Nicht nur bei uns gibt es Schwierigkeiten, guten Nachwuchs zu finden“, sagte ich.

„Da hilft nur ein radikaler Schnitt“, stellte Qwertz fest. „Wir sollten dem Vorstand eine Reorganisation der Kommunikation vorschlagen. Outplacement des Teams. Outsourcing der Aufgaben.”

Ich zögerte. Natürlich reizte es mich als guten Dienstleister, drei unterschiedliche Stränge zu einem schönen Zopf zu verflechten.

Ein Nachteil, ein nicht unerheblicher: Nie war damit etwas verdient.

„Ich hätte eine andere Idee“, sagte Brad. „Lass Taten sprechen.“ Sein Kameraauge leuchtete auf.

Ich hörte ihm zu.

Dann nickte ich, sagte zu Qwertz „Wir kürzen das hier ab“, und tippte drauf los.

Zwischen Anrede und Schlussformel packte ich eine kurze Zusammenfassung des bislang gehörten und ausgetauschten, schätzte die Kosten, in dem ich an eine Mondnummer eine Null anhängte und fügte vor allem diesen einen letzten Satz ein: „Melden Sie sich gerne wieder, wenn Sie wissen, wohin die Reise gehen soll.“

Brad hatte recht. Der unbedachten Worte waren nun genug gewechselt.

Ich drückte auf Senden.

---

Buddy Müller plant, in der Agentur die Wasserspender abzuschaffen. Diese werden durch Jungbrunnen und Quellen der Weisheit ersetzt. Die Zuteilung der Getränkerationen erfolgt je nach individuellem Bedarf.

---